Töiden priorisointi ja ajanhallinta nousevat usein puheeksi työnohjauksissa. Asiantuntijatyössä kun on usein mahdollista määritellä, missä järjestyksessä työnsä tekee. Valitettavan yleistä on kuitenkin, että silppu ja sälä kuormittavat päiviä. Tällöin isoille, tärkeille asioille ei löydykään aikaa. Hyviä keskusteluja syntyykin, kun aletaan purkaa, mitkä asiat aiheuttavat priorisointiin haasteita.
Töiden priorisoinnin tueksi on myös olemassa hyviä työkaluja. Kannattaa kokeilla, mikä niistä sopii parhaiten omaan makuusi. Oma nyrkkisääntöni on, että mitä kiireisemmältä päivä tuntuu, sitä parempi idea on käyttää viisi minuuttia töiden hahmottamiseen ja priorisointiin.
Itse käytän paljon Eisenhowerin matriisia, eli nelikenttää, jossa jaotellaan työt tärkeyden ja kiirellisyyden perusteella X- ja Y-akseleille.
Aiemmin pyörittelin omaa nelikenttääni yleensä Google Jamboardin avulla sekä päivä- että viikkotasolla. Nykyisin käytän tähän Canvaa. Valitettavasti Google on ajanut alas Jamboardin lokakuussa 2024, joten käytän tähän nykyisin Canvaa. Mutta homma onnistuu varsin näppärästi ihan PowerPointin, Google Slidesin tai perinteisen kynän ja paperin avulla.
Tämän Drive-linkin takaa voit halutessasi ladata Canvan tai Slides-esityksen taustakuvaksi sopivan nelikenttäkuvan.
Miten matriisia käytetään?
- Aloita listaamalla päivän työtehtävät yksitellen, kukin omaksi ”lapukseen”. Pilko ne mahdollisimman pieniksi paloiksi. Ei siis: ”Kirjoita raportti” vaan esimerkiksi ”Luo raporttipohja”, ”Etsi kaikki tarvittava aineisto saataville” tai ”Kirjoita raportin sisällysluettelo”. Ota mukaan kaikki jo kalenterissa oleva.
- Kun päivän laput ovat valmiit, ala asetella niitä nelikentälle niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Huomioi, että jokainen tehtävä ei voi olla yhtä kiireellinen ja tärkeä!
- Luo kriittinen katse lappuihin. Onko niistä jokin sellainen, jota ei ole realistisesti mahdollista saada tänään tehtyä? Onko jokin Ei kiireellistä, ei tärkeää -asia sellainen, jonka voit jättää tekemättä tai delegoida?
- Ala tehdä asioita valitsemassasi järjestyksessä. Palaa päivän aikana matriisin ääreen, merkitse asioita tehdyksi ja totea myös, jos olet harhautunut ei niin tärkeiden ja ei niin kiireellisten asioiden pariin.
- Luo päivän lopuksi katse kokonaisuuteen. Mitä sait aikaiseksi? Muuttuivatko suunnitelmat? Päätitkö jättää tietoisesti jotain tekemättä? Mikä siirtyy huomiselle? Huomioi tehdyt asiat ja onnittele itseäsi aikaansaamisesta.
- Toista huomenna.
Työnohjauksessa käsitellään toki paljon muutakin kuin töiden priorisointia. Voit tutustua Huomin palveluihin täällä.